Zapytanie ofertowe na dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych

ZAPYTANIE OFERTOWE

Luboń, dnia 13 maja 2025 r.

Znak sprawy: WAG.271.02.2025

Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2024r. poz. 1320.)
1) Zamawiający: Miasto Luboń Pl. E. Bojanowskiego 2 62-030 Luboń zaprasza do złożenia oferty na: „Dzierżawę i serwis wielofunkcyjnych urządzeń biurowych (kserokopiarka, drukarka, skaner)”.
2) Przedmiot zamówienia
„Dzierżawa i serwis 12 wielofunkcyjnych urządzeń biurowych (kserokopiarka, drukarka, skaner), w tym 10 urządzeń formatu A3 i 2 urządzeń format A4”.

Zakres rzeczowy:
1. Na przedmiot zamówienia muszą składać się następujące usługi:

1. Transport oraz montaż i uruchomienie urządzenia.
2. Serwis w tym konserwacja i bieżące naprawy urządzenia, dostarczanie wszystkich materiałów eksploatacyjnych (poza papierem i zszywkami) niezbędnych do nieprzerwanego korzystania z urządzenia, odbiór pustych pojemników po tonerach i/lub pojemników na zużyty toner.
3. Przeszkolenie wskazanych osób z zakresu obsługi urządzenia.
4. W przypadku awarii urządzenia:
   1. przystąpienie do usunięcia awarii w ciągu 24 godzin od zgłoszenia,
   2. dostarczenie zastępczego urządzenia o identycznych parametrach jeżeli naprawa nie nastąpiła w terminie określonym w pkt 1.
5. Przewidywana miesięczna ilość kopii/wydruków:
   mono – 30 000 sztuk A4,
   kolorowych – 5000 sztuk A4.

2. Urządzenie musi spełniać następujące parametry techniczne:

1. funkcje standardowe: drukowanie, kopiowanie, skanowanie do poczty e-mail/folderu/USB, skanowanie sieciowe,
2. ponadto musi spełniać nw. minimalne wymagania: 

1. Automatyczny podajnik dokumentów min. 50 arkuszy,
2. Automatyczny druk dwustronny (dupleks),
3. Czas nagrzewania: poniżej 45 sekund,
4. Czas wydruku pierwszej strony:  do 10 sekund,
5. Szybkość wydruku – podana w sekcji „Szczegółowa specyfikacja”
6. Rozdzielczość wydruku 1200x1200 dpi,
7. Skaner jednoprzebiegowy (skanujący dwustronnie),
8. Format skanowanych plików: PDF, PDF szyfrowany, PDF przeszukiwalny (OCR), JPEG, TIFF,
9. Optyczna rozdzielczość skanowania 600 x 600 dpi, maksymalna rozdzielczość skanowania interpolowana 1200 dpi,
10. Kopiowanie w formacie A3 w kolorze i mono zoom 25%-400%,
11. Karta sieciowa oraz port USB,
12. Pojemność podajników na papier (co najmniej dwie kasety na papier): minimum 500 arkuszy,
13. Gramatura papieru: minimum 60 - 200 g/m²,
14. Obsługiwane rozmiary papieru: A3, A4, A5, A6, koperty,
15. Pamięć minimum 2 GB,
16. HDD/SSD minimum 16 GB,
17. Zabezpieczanie danych na dysku urządzenia poprzez ich szyfrowanie.
18. Szyfrowana komunikacja pomiędzy komponentami systemu.
 

Specyfikacja programowa:

1. Możliwość rozliczania użytkownika co do ilości wykonanych wydruków kopii i skanów
2. Autoryzacja na urządzeniu:

• za pomocą kart zbliżeniowych w standardzie RFID UNIQUE oraz NFC MIFARE S50 Classic 1k,
• za pomocą kodu PIN,
• za pomocą loginu i hasła użytkownika.

3. Możliwość dwuetapowej autoryzacji
4. Możliwość rejestracji nowej karty dla użytkownika poprzez interfejs dostępny na urządzeniu
5. Możliwość skonfigurowania automatycznego raportowania dot. wydruków, kopii i skanów
6. Możliwość druku podążającego dla użytkowników
7. Zarządzanie kolejką wydruków przez użytkownika oraz parametrami wydruków (kopie, kolor, dupleks) bezpośrednio z urządzenia przy zwalnianiu wydruków
8. Możliwość automatycznej archiwizacji prac drukowanych oraz kopiowanych i skanowanych dla urządzeń formatu A3
9. Dostępność menu urządzenia w języku polskim
10. Skanowanie bezpośrednio na dysk komputera użytkownika oraz adres e-mail z możliwością wyboru parametrów skanowania
11. Integracja systemu do zarządzania wydrukami z serwerem AD/LDAP w celu synchronizacji użytkowników systemu bez limitu ich ilości
12. Możliwość zaimportowania do systemu numerów kart aktualnie funkcjonujących w Urzędzie Miasta
13. Możliwość zapisu czynności wykonywanych przez system i użytkowników oraz monitorowanie aktywności środowiska w czasie rzeczywistym
14. Możliwość przydzielania uprawnień użytkownikom dostępu do wybranych urządzeń oraz do poszczególnych funkcji urządzenia takich jak: drukowanie, kopiowanie, kopiowanie pełnokolorowe, skanowanie
15. Blokowanie dostępu do panelu urządzenia do momentu autoryzacji użytkownika
16. Możliwość nakładania limitów na użytkowników lub grupy użytkowników
17. Wykonawca zapewni instalacje oraz konfiguracje systemu w infrastrukturze zamawiającego
18. Wykonawca zapewni wsparcie techniczne w zakresie konfiguracji oraz obsługi systemu przez okres trwania umowy
19. Funkcja zarządzania urządzeniami poprzez portal systemu (jeden interfejs)
20. Funkcja automatycznego zgłaszania konieczności wymiany materiałów eksploatacyjnych. 
21. Szyfrowana komunikacja pomiędzy komponentami systemu
22. Funkcja tworzenia użytkowników lokalnych
 

Specyfikacja szczegółowa:

1. urządzenie kolorowe - format wydruku A3 – sztuk 10:
   1. szybkość wydruku min. 25 stron (A4) na minutę,
   2. skaner jednoprzebiegowy (skanujący dwustronnie) musi posiadać co najmniej 2 urządzeń,
2. urządzenie kolorowe - format wydruku A4 – sztuk 2:
   1. szybkość wydruku min. 25 stron (A4) na minutę,
   2. urządzenie nie musi posiadać czytnika kart zbliżeniowych,
   3. urządzenie nie musi posiadać funkcji skanowania do pliku PDF przeszukiwalnego,
   4. urządzenie nie musi posiadać skanera jednoprzebiegowego.

Dodatkowe wymagania/informacje:

1. Zamawiający posiada swoje karty.
2. Zamawiający posiada swój serwer z systemem Windows 10/11 Pro lub Linux, na którym ma być zainstalowane oprogramowanie do zarządzania wydrukami, urządzeniami i użytkownikami.
3. Zamawiający wymaga druku podążającego w 3 lokalizacjach tj. Urząd Miasta, Komenda Straży Miejskiej, Centrum Organizacji Pozarządowych i tylko na urządzeniach A3.
4. Zamawiana urządzenia będą zlokalizowane w następujących lokalizacjach, lokalizacje są spięte za pomocą VPN z Urzędem:
   1. Urząd Miasta Luboń, pl. E. Bojanowskiego 2 – 8 urządzeń formatu A3 (jedno urządzenie A3 będzie podłączone do sieci wydzielonej, bez dostępu do internetu) oraz 1 urządzenie typu A4,
   2. Komenda Straży Miejskiej, ul. Dworcowa 1 – 1 urządzenie A3,
   3. Centrum Organizacji Pozarządowych, ul. Gen. Sikorskiego 3 – 1 urządzenie A3,
   4. Urząd Miasta Luboń Wydział Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych, ul. Poniatowskiego 20 – 1 urządzenie A4.

3. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do – 24 miesiące.

4. Zamawiający nie wymaga urządzeń nowych do realizacji zamówienie. Zamawiający dopuszcza używanie zamiennych materiałów eksploatacyjnych.

5. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Ze strony Zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Maciej Giertuga Informatyk tel. 697 630 852 email: maciej.giertuga@umlubon.pl

6. Kryteria wyboru ofert: 100% cena za wykonane kopie (wydruki). Cena w poszczególnych miesiącach uzależniona będzie od ilości wykonanych kopii (wydruków) oraz wskazanej ceny jednostkowej.

7. Wymagania, jakie powinni spełniać wykonawcy zamówienia w zakresie dokumentów i oświadczeń (np. posiadanie koncesji, zezwolenia):

Ofertę mogą złożyć podmioty lub osoby fizyczne uprawnione do występowania w obrocie gospodarczym.

8. Ofertę należy przesyłać Zamawiającemu drogą pocztową na adres: Urząd Miasta Luboń, pl. E. Bojanowskiego 2, 62-030 Luboń, składać osobiście w siedzibie Zamawiającego (Kancelaria Ogólna) albo elektronicznie przez platformę EPUAP adres skrytki epuap ESP: /pf9m0y0q13/SkrytkaESP albo przez platformę https://eurzad.lubon.pl. lub wysyłać na adres e-mail Zamawiającego: janusz.piasecki@umlubon.pl 

Do oferty wykonawcy dołączają następujące dokumenty:

Wypełniony formularz ofertowy.

1. Oświadczenie  o osobach (zatrudnieniu) posiadających wiedzę i umiejętności do realizacji zadania. 
2. W przypadku przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, konieczne jest ich podpisanie podpisem elektronicznym (kwalifikowanym albo profilem zaufanym).

9. Termin złożenia ofert:
Ofertę na formularzu oferty należy złożyć w terminie do dnia 23.05.2023 r. do godz. 15.30.

Dostawa i instalacja urządzeń nastąpi do 09 czerwca 2025 r.

W załączeniu:

Formularz oferty
Projekt umowy