Wydział Organizacyjny

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą sprawy dotyczące organizacji i funkcjonowania Urzędu, a w szczególności.

A.  w zakresie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Sekretarza Miasta:

1. przyjmowanie i rozdzielanie zadekretowanej korespondencji,

2. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,

3. przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcami Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych Wydziałów,

4. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa – w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępców Burmistrza i Sekretarza,

5. prowadzenie rejestru zarządzeń oraz innych aktów Burmistrza,

6. prowadzenie centralnego rejestru upoważnień Burmistrza jako organu Miasta i pełnomocnictw,

7. koordynowanie wykonania obowiązków związanych z realizacją aktów prawnych Burmistrza,

8. prowadzenie sekretariatów Burmistrza, Zastępców Burmistrza,

9. zbieranie i opracowywanie materiałów dla potrzeb Burmistrza, Zastępców Burmistrza i Sekretarza,

10. prowadzenie spraw współpracy z miastami partnerskimi oraz organizacjami międzynarodowymi /z wyjątkiem współpracy gospodarczej/,

11. organizowanie wizyt delegacji zagranicznych, korpusu dyplomatycznego oraz osobistości życia publicznego, prowadzenie obsługi protokolarnej tych wizyt,

12. organizowanie wyjazdów zagranicznych przedstawicieli miasta,

B.   w zakresie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji:

1. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

2. prowadzenie sekretariatu Przewodniczącego Rady Miasta,

3. przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Miasta,

4. przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

5. przekazywanie Burmistrzowi jego Zastępcom, Sekretarzowi Miasta i Skarbnikowi informacji o pracach Rady i Komisji w zakresie jakim prowadzą oni sprawy Miasta,

6. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i komisji,

7. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, komisji,

8. protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,

9. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i komisji Rady,

10. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

11. organizowanie szkoleń radnych.

C.   w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:

1. przygotowywanie i opiniowanie aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu,

2. inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Urzędu,

3. wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i rzeczowego wykazu akt,

4. zapewnienie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie,

5. koordynowanie planowania zadań w Urzędzie,

6. wykonywanie obsługi prawnej Urzędu poprzez radców prawnych,

7. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,

8. prowadzenie ewidencji korespondencji,

9. zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy.

D.   w zakresie obsługi obywateli

1. udzielanie informacji o sposobie i miejscu załatwiania spraw w Urzędzie oraz w urzędach administracji samorządowej i rządowej,

2. informowanie interesantów o zakresach czynności Wydziałów i poszczególnych pracowników,

3. pobieranie opłaty skarbowej,

4. prowadzenie centrali telefonicznej,

5. prowadzenie centralnego rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu,

6. przechowywanie przez okres 7 dni i wydawanie niepodjętych przesyłek pocztowych,

7. wydawanie i przyjmowanie druków, formularzy.

E.   w zakresie kontroli wewnętrznej

1. prowadzenie kontroli dotyczącej organizacji i funkcjonowania wydziałów i stanowisk, załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, realizacji uchwał Rady Miasta, oraz zarządzeń Burmistrza Miasta,

2. współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej,

F.   w zakresie zamówień publicznych:

1. organizowanie współpracy Wydziałów i komórek organizacyjnych Urzędu z Biurem Majątku Komunalnego w zakresie przygotowania tematów i dokumentów celem prawidłowego przeprowadzenia postępowania o zamówienia publiczne,

2. współpracy z BMK przy rozpatrywaniu ewentualnych protestów i odwołań składanych przez oferentów,

3. koordynowanie prac z Wydziałami i komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz BMK w zakresie prowadzenia zbiorczego (centralnego) rejestru zamówień publicznych Urzędu i sprawozdawczości z tym związanej.